Guía Esencial para el Uso Correcto y Obligatorio del Libro de Novedades en Seguridad
El Libro de Novedades es una herramienta fundamental en cualquier servicio de seguridad. Su correcto diligenciamiento no es solo una formalidad, sino una obligación que garantiza la trazabilidad, la comunicación efectiva entre turnos y el registro fidedigno de todos los eventos relevantes. Este instructivo detalla el procedimiento mandatorio para todo el personal de seguridad. El incumplimiento de estas directrices se considerará una falta grave.
¿Por qué es Crucial el Libro de Novedades?
- Registro Oficial: Sirve como constancia formal de los hechos ocurridos durante el servicio.
- Comunicación: Asegura que la información relevante se transmita entre turnos y a la supervisión.
- Seguimiento: Permite analizar incidentes y evaluar la efectividad de las medidas de seguridad.
- Soporte Legal: Puede ser un documento clave en investigaciones o procesos legales.
Procedimiento Obligatorio para Anotar Novedades
Todo evento o situación relevante durante el turno debe ser registrado en el Libro de Novedades, incluyendo las consignas específicas recibidas del turno anterior. Siga estas pautas:
1. Orden Cronológico: Anote las novedades según van ocurriendo.
2. Hora Exacta: Indique la hora en que se tuvo conocimiento del evento, usando el formato de 24 horas (ej. 08:00 hrs, 17:30 hrs).
3. Claridad y Limpieza: Escriba con letra legible, sin borrones, tachaduras ni manchones.
4. Continuidad: Escriba las novedades una tras otra, renglón por renglón. No deje espacios en blanco, páginas sin usar, ni escriba sobre anotaciones anteriores.
5. Tinta: Utilice únicamente tinta de color negro.
Entrega y Recepción del Turno
- Al finalizar el turno, la última novedad registrada será la entrega formal del servicio.
- El guardia saliente firmará indicando "Entrega Conforme".
- El guardia entrante revisará las novedades y el puesto, y firmará indicando "Recibe Conforme".
- Importante: Si el guardia entrante detecta alguna anomalía que le impida recibir conforme, debe reportarlo inmediatamente a su Supervisor para que se solucione la situación antes de firmar la recepción.
Registro de Entrada y Salida de Equipos o Material
- Es obligatorio registrar en la bitácora toda entrada o salida de equipos y materiales.
- Debe especificarse: qué equipo/material es, la cantidad, y quién autoriza el movimiento.
- El guardia debe tener claro (mediante consigna específica) qué personas están autorizadas para aprobar estos movimientos.
- No permita la entrada o salida de equipos sin la autorización correspondiente. Ignorar esta orden implica responsabilidad directa y posible denuncia por hurto.
Registro de Consignas o Reportes de Terceros
- Si personal de la instalación (cliente, empleado) reporta una novedad o da una consigna, solicite su identificación completa.
- De ser posible, pida a la persona que escriba ella misma la novedad en el libro y firme como responsable.
- Si no es posible, el guardia anotará la novedad, la fecha, hora, nombre completo e identificación de quien reporta.
¿Dudas sobre Cómo Anotar?
- Si no está seguro de cómo registrar una novedad correctamente, consulte inmediatamente a su líder de grupo o Supervisor.
- Ellos le indicarán la forma adecuada de proceder. No se admitirán excusas por errores en las anotaciones; es responsabilidad de todo el personal conocer y aplicar el procedimiento.
Cuidado Físico y Confidencialidad del Libro
- Paginación: Las páginas deben estar numeradas consecutivamente.
- Prohibido Arrancar Hojas: Arrancar o dañar páginas es una falta grave. Se investigará el turno responsable.
- Solicitud de Reemplazo: Cuando queden aproximadamente diez (10) páginas para finalizar el libro, es obligatorio reportarlo al Supervisor para solicitar uno nuevo con antelación.
- Confidencialidad: El contenido del Libro de Novedades es confidencial. Solo puede ser leído por el personal de seguridad de turno, el Supervisor, y personal autorizado expresamente por la empresa cliente o la compañía de seguridad. Divulgar información sin autorización constituye una falta grave.
Conclusión:
El manejo adecuado del Libro de Novedades refleja profesionalismo y responsabilidad. Seguir estas directrices es esencial para el buen funcionamiento del servicio de seguridad y para evitar sanciones. Asegúrese de comprender y aplicar cada uno de estos puntos en su puesto de trabajo.
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Ejemplo de Redacción de Novedad
Fecha: 16/04/2025
14:15 hrs: Se recibe llamada telefónica del Sr. Carlos Pérez (C.I. V-10.XXX.XXX, Gerente de Operaciones), quien reporta haber visto una puerta de acceso al almacén trasero abierta. Me dirijo al lugar, confirmo que la puerta (identificada como A-03) se encuentra sin seguro. Procedo a asegurarla. Se realiza recorrido perimetral adicional sin observar otras novedades. Se informa al Sr. Pérez vía telefónica sobre el cierre de la puerta. (Firma del Guardia)
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