Informes de Novedades: Como hacerlos correctamente

El informe de novedades es una herramienta muy importante tanto para la empresa de seguridad, así como también para el cliente y las autoridades competentes cuando la requieran. Debe ser claro, especifico y detallado. Debe contener todos los que, como, cuando, donde y porque del asunto. Aquí te damos una guía de puntos que deben tomar en cuenta a la hora de realizarlos.

COMO HACER UN INFORME DE SEGURIDAD

Para elaborar un buen informe de seguridad ten a la mano una libreta u hoja de informe, un bolígrafo de tinta negra. Los informes de seguridad no deben llevar tachaduras ni enmendaduras. No se debe aplicar correctores de tinta blanca.

El informe debe contener información detallada, como la fecha y la hora, el tipo de incidente, la localización del incidente, los nombres de las víctimas y de los testigos, la descripción de los sujetos, la propiedad robada o dañada y una indicación de qué servicios de emergencia fueron notificados.

Asegúrate que el informe contenga toda la información necesaria, que contenga el QUE, COMO, CUANDO, DONDE, Y PORQUE, que son necesarios para evaluar el suceso y poder tomar una decisión sobre el mismo.

Escribe siempre tu informe con claridad y de forma objetiva, sólo con los datos que se presentan.

Evita usar palabras con carga emocional u opiniones personales. Sin embargo, puedes documentar difamaciones o amenazas hechas por individuos si es absolutamente necesario. Documenta todas las acciones pertinentes que han sido tomadas por tu equipo de seguridad, así como por otros individuos involucrados.

Termina el informe, estableciendo "fin del informe" como tu frase final, para que nadie más pueda alterar tu documentación. Asegúrate de firmar y de poner la fecha en la página para convertirla en un documento oficial.

Identifícate a ti mismo, e incluye fecha y hora del incidente. Si no estás seguro de la hora exacta, asegúrate de tener en cuenta el tiempo aproximado del incidente.

Identifica la ubicación exacta del incidente. Por ejemplo, si se produjo un incidente en un estacionamiento en el centro comercial, anota la sección del estacionamiento, cerca de que tiendas o cualquier otro identificador clave que muestren la ubicación exacta. La clave es evitar el lenguaje general y usar un lenguaje específico.

Identifica a los individuos involucrados en el incidente. Sé lo más descriptivo posible, incluyendo el tipo y color de ropa, edad, sexo, altura, peso y marcas de identificación tales como tatuajes, perforaciones o cicatrices.

Proporciona una descripción detallada del incidente sin necesidad de añadir tu opinión. Por ejemplo, si alguien parecía estar ebrio en el interior de una tienda, tendrías que decir que ocasionó que pensaras que estaba borracho. Esto podría incluir un texto como: "El hombre tenía una marcha inestable. Llevaba una botella de cerveza vacía y olía a alcohol". Una descripción como esta es mucho más clara para que los demás lean el informe sobre la condición del hombre y tiene un peso mayor que decir: "El hombre estaba borracho".

En Caso de Robo

Anota la hora y el lugar del robo, incluso si la hora es sólo una estimación. Incluye la dirección de la propiedad donde el robo se llevó a cabo y más concretamente, por ejemplo, que parte de la propiedad fue robada.

Menciona el nombre y la información de contacto de la persona que descubrió el robo. Incluye la relación de la persona con la propiedad por ejemplo, éste puede ser el dueño de la propiedad, un visitante o un trabajador. Esto es esencial para que la policía o agencia de seguros pueda ponerse en contacto con dicha persona si necesita más información.

Describe el estado de la propiedad cuando el hurto fue descubierto. Incluye lo siguiente: el momento en que fue descubierto, la forma en que fue descubierto, el aspecto que tenía todo e información de otra índole. Sé muy específico e incluye tantos detalles como te sea posible. Además, describe los daños a la propiedad y a los artículos dentro de la misma. Incluye cualquier deterioro pre existente de la propiedad que no esté relacionado con el robo. Si hay lesiones relacionadas con el hurto, asegúrate de mencionarlas también.

Enumera los elementos que se llevaron. Incluye varios detalles en la lista como el nombre de cada elemento, cuándo fue comprado, una descripción del artículo y otra información como números de serie o de producto si están disponibles.

Proporciona los nombres e información de contacto de todos los involucrados y de cualquier persona con acceso a la propiedad: el dueño de la propiedad, otros miembros del hogar, todos los trabajadores - si se trata de un negocio - y demás. Por supuesto, el nombre y la información de contacto de la persona que escribe el informe también es necesario.

De ser posible toma fotos de todo lo que puedas para incluir en el informe. Ésto es esencial en la evaluación de los daños y para proporcionar una descripción general de lo que pasó.

Organiza el informe en secciones de acuerdo a la información dada en los pasos del 1 al 5. Incluye las fotos en la sección donde sean necesarias para ilustrar el texto. Coloca un título en la parte superior de cada sección para que el informe sea fácil de leer.

Escribe siempre en un lenguaje claro, directo y profesional. Incluye sólo los hechos, tratando de no asumir o llegar a conclusiones ilógicas. No utilices jerga o abreviaturas al escribir el informe sobre el delito. Procura ser específico e incluye todos los detalles posibles.